Elektronsko arhiviranje i priprema arhivske knjige
Video uputstvo
Korišćenje TIM-ERPa za elektronsko arhiviranje i arhivsku knjigu
Korisnici TiM ERP-a pomoću programa
TiM Desktop mogu jednim potezom generisati i odmah elektronski potpisati PDF fajlove za sve račune, kalkulacije, nivelacije i ostale prikazane kategorije. Generisani PDF fajlovi će biti razvrstani po zasebnim podfolderima. Takođe možete napraviti dodatne podfoldere i u njih dodati PDF fajlove koje sami pripremite i jednim potezom sve elektronski potpišete.
Nakon što pripremite generišete i potpišete sve pdf fajlove program može da na osnovu strukture foldera fajlova kreira excel obrazac arhivske knjige (AK) koji možete dalje menjati.
TiM Desktop čuva sve podatke na lokalnom računaru odakle je pokrenut unutar foldera TiMDesktop u podfolderu ARHIVA. Tu se napravi podfolder sa imenom firme i okviru njega godine za koju se radi arhiva.
GENERISANI PDF DOKUMENTI SE NE ČUVAJU NA WEBU, SAMI ORGANIZUJTE BACKUP FOLDERA i ČUVANJE NA JOŠ NEKOM MESTU.
Program za Elektronsko arhiviranje i Arhivsku knjigu je namenjen isklučivo kao pomoćni program za korisnike koji već koriste TiM ERP i u njega unose poslovne podatke i nije namenjen za samostalnu upotrebu mimo TIM-ERPa.
Svrha programa je da na jednostavan način bez dodatnih troškova i angažovanja, korisnici elektronski arhiviraju i potpišu određene dokumente koje su već uneli u program (moguće za sve godine unazad) i generišu arhivsku knjigu.
Za korišćenje ovih opcija potrebno je da firma ima aktivnu licencu. Knjigovodstvene agencije mogu ove opcije koristiti za sopstvene potrebe ili za firme koje imaju sopstvenu licencu.
Šta je elektronsko arhiviranje
Elektronsko arhiviranje predstavlja postupak čuvanja i obezbeđivanja dokumentacije koja je nastala u elektronskoj formi.
Kao što se papirna dokumentacija čuva u registratorima po kategorijama tako postoje pravila kako se čuva elektronska dokumentacija.
Elektronska dokumentacija se čuva u PDF formatu. U zavisnosti od roka čuvanja obezbeđuje se:
1. Elektronskim potpisom - ukoliko ima ograničen rok čuvanja
2. Kvalifikovanim vremenskim žigom i posebnim softverom - ukoliko se čuva trajno.
TIM-ERP ima mogućnost arhiviranja samo elektronske dokumentacije koja ima ograničen rok čuvanja, odnosno koja se obezbeđuje elektronskim potpisom, što je skoro sva dokumentacija vezana za finansijsko-materijalno poslovanje.
Za elektronsku dokumentaciju koja se šalje preko državnog organa (na primer eFakture, poreske prijave i slično) nije potrebno raditi elektronsko arhiviranje.
Šta je arhivska knjiga
Ispunjenje obaveza vezano za vođenje arhivske knjige podrazumeva primenu
Zakona o arhivskoj građi koji u suštini propisuje da morate organizovati i čuvati svu dokumentaciju koja ima propisan rok čuvanja ili se čuva trajno.
Dokumentacija koja se čuva može biti papirna ili elektronska.
Arhivska knjiga je popis arhivirane dokumentacije bilo da je u papirnoj ili u elektronskoj formi. Ako je u papirnoj onda se navodi koliko ima registratora i gde se čuva, a ako je elektronskoj onda na kom računaru se čuva, koji folder, koja je veličina foldera, koliko ima fajlova. Takođe se navodi kojoj kategoriji pripada i koji je rok čuvanja.
Listu kategorija sa rokovima čuvanja možete pogledati
ovde.
Obrazac AK:
1. Elektronsko arhiviranje
Ovoj opciji se pristupa preko Ostalo -> Elektronsko arhiviranje u programu
TiM Desktop.
Nakon pokretanja prozora u tabeli se prikazuju kategorije koje su predviđene da mogu da se izvezu iz programa. Možete uključiti / isključiti kvačicu kod svake kategorije i nakon toga kliknuti na dugme Generiši dokumente.
Program za elektronsko arhiviranje ima mogućnost generisanja PDF-a od sledećih tipova dokumenata:
- Veleprodaja - Izlazni računi - domaći
- Veleprodaja - Izlazni računi - devizni
- Proizvodnja - Izlazni računi - domaći
- Proizvodnja - Izlazni računi - devizni
- Avansni računi kupaca - domaći
- Avansni računi kupaca - devizni
- Odobrenja, zaduženja kupcima - domaća
- Odobrenja, zaduženja kupcima - devizna
- Kalkulacije
- Nivelacije
- Knjiga primljenih računa
- Knjiga izdatih računa
Elektronsko arhiviranje uzima u obzir isključivo dokumente koji nisu poslati na SEF.
Ukoliko pre nego što kliknete na dugme Generiši dokumente uključite kvačicu Elektronski potpis i odaberete potpis program će elektronski potpisati svaki dokument i nakon potpisivanja u izmeniti naziv fajla da nakraju bude " potpisan.pdf".
Ukoliko se generisanje prekine u bilo kom trenutku možete ga pustiti ponovo a program će nastaviti gde je stao.
Odabir elektronskog potpisa
Klikom na kvačicu elektronski potpis pojaviće se prozor za odabir elektronskog potpisa. Na njemu kliknite na More choices kako bi dobili spisak svih elektronskih potpisa dostupnih u windowsu. Odaberite potpis koji želite da se koristi i kliknite na OK.
Nakon odabira na prozoru će se pored uključene kvačice Elektronski potpis prikazati i potpis koji ste odabrali i kojim se vrši potpisivanje dokumenata.
Prilikom potpisivanja prvog dokumenta program će automatski tražiti PIN kod kojim potvrđujete elektronski potpis. Potrebno je uneti ispravan PIN i kliknuti na OK.
NAPOMENA: Određeni elektronski potpisi kao na primer HALCOM zahtevaju da se PIN unese za svaki dokument posebno dok je kod skoro svih ostalih dovoljno uneti PIN samo kod potpisivanja prvog dokumenta. Ovu opciju nije moguće podešavati već zavisi od samog izdavača elektronskog potpisa tako da ukoliko potpisujete veliki broj dokumenata predlažemo da koristite elektronski potpis koji ne traži unos PIN-a kod svakog potpisivanja.
2. Elektronsko potpisivanje pdf fajlova
Ovoj opciji se pristupa preko Ostalo -> Elektronsko potpisivanje u programu
TiM Desktop.
Program će izvršiti elektronsko potpisivanje svih fajlova koji su smešteni u navedeni folder odnosno u bilo koji podfolder ispod njega.
Nakon pokretanja dobićete spisak svih podfoldera sa brojem koliko fajlova koji nisu potpisani (njihov naziv se ne završava sa "potpisan.pdf").
Kristi se uglavnom ukoliko prilikom generisanja dokumenata u tački 1 niste koristili opciju Elektronski potpis, ili ste dodali svoj podfolder i u njega dodali PDF fajlove koji nisu potpisani.
Klikom na "Odaberite elektronski potpis" dobije se prozor za odabir elekronskog potpisa koji je opisan u prethodnom koraku.
Nakon klika na Potpiši dokument program će početi pojedinačno potpisivanje fajlova.
Ukoliko se potpisivanje prekine u bilo kom trenutku možete ga pustiti ponovo a program će nastaviti gde je stao.
3. Generisanje AK (arhivske knjige) na osnovu fajlova
Ovoj opciji se pristupa preko Ostalo -> Arhivska knjiga u programu
TiM Desktop.
Program će generisati excel fajl koji će na onovu strukture fajlova prikazati svaki red posebno u obrascu AK, sa imenom foldera, brojem fajlova i ukupnom veličinom fajlova.
Ovo je samo deo arhivske knjige koji se odnosi na elektrnosku dokumentaciju koja je pripremljena kroz TIM-ERP za jednu godinu. Sadržaj treba dopuniti i urediti po potrebi i usaglasiti sa listom kategorija.